Preparar una nómina puede parecer intimidante si no haces cálculos laborales a diario. En Monitor Informática sabemos que es un proceso repetitivo donde cualquier despiste cuesta dinero. Por eso, vamos a explicarte cómo hacer una nómina paso a paso, con ejemplos sencillos y sin tecnicismos innecesarios. Verás que, con un método claro, el proceso pierde todo su misterio.
En resumen
- La nómina —oficialmente, recibo individual justificativo del pago de salarios— es de entrega obligatoria y debe ajustarse al modelo aprobado por la Orden ESS/2098/2014, salvo que el convenio establezca otro.
- El recibo se organiza en cuatro bloques: encabezamiento, devengos, deducciones y determinación de las bases de cotización y de IRPF.
- Los devengos se dividen en percepciones salariales (salario base, complementos, pagas extra) y no salariales (dietas, plus de transporte, indemnizaciones).
- Las deducciones principales son la aportación del trabajador a la Seguridad Social y la retención de IRPF, que no tiene porcentaje fijo.
- La base de cotización y la base sujeta a retención de IRPF no coinciden: se calculan con reglas distintas y confundirlas es el error más caro.
¿Qué es una nómina y qué elementos la componen?
Una nómina es el documento que justifica el pago del salario y las cotizaciones de un trabajador. Su nombre técnico es recibo individual justificativo del pago de salarios y su entrega es obligatoria: el artículo 29.1 del Estatuto de los Trabajadores establece que la documentación del salario se realizará mediante la entrega al trabajador de un recibo individual y justificativo del pago.
Ese recibo debe ajustarse al modelo oficial aprobado por la Orden ESS/2098/2014, que modificó el anexo de la Orden de 27 de diciembre de 1994, salvo que por convenio colectivo o por acuerdo con la representación de los trabajadores se adopte otro modelo que recoja con la misma claridad y separación las percepciones y las deducciones.
El modelo oficial se organiza en cuatro bloques:
- Identifica quién paga y a quién: datos de la empresa (CIF y código de cuenta de cotización, CCC), datos del trabajador (NIF, número de afiliación a la Seguridad Social o NAF, categoría y grupo de cotización) y el periodo de liquidación.
- Todas las cantidades que el trabajador percibe durante el periodo.
- Los importes que se restan: aportación del trabajador a la Seguridad Social y retención de IRPF, principalmente.
- Determinación de las bases. Las bases de cotización, la base sujeta a retención de IRPF y el detalle de la aportación empresarial a la Seguridad Social, que es obligatorio consignar en el recibo desde 2015.
La diferencia entre devengos y deducciones da el líquido a percibir, que es lo que finalmente llega a la cuenta del trabajador.
En este punto es fundamental aplicar correctamente el grupo de cotización y la nómina, ya que determina las bases mínimas y máximas sobre las que se calculan las cotizaciones.
Cómo hacer una nómina paso a paso: los cuatro pasos
Paso 1. Reúne los datos de empresa y trabajador
Antes de calcular nada necesitas: el convenio colectivo aplicable, la categoría profesional y el grupo de cotización, el tipo de contrato, la jornada, el periodo de liquidación y el modelo 145 firmado con la situación personal y familiar del trabajador. Sin el convenio no puedes fijar el salario base; sin el modelo 145 no puedes calcular bien la retención.
Paso 2. Calcula los devengos
Suma el salario base, los complementos salariales, la parte proporcional de las pagas extraordinarias si están prorrateadas, las horas extraordinarias y las percepciones no salariales. El resultado es el total devengado, es decir, el salario bruto del mes.
Paso 3. Determina las bases de cotización y la base de IRPF
Es el paso que más errores genera, porque cada base sigue reglas distintas. El artículo 147 de la Ley General de la Seguridad Social define qué conceptos entran en la base de cotización y cuáles quedan excluidos, y el artículo 148 fija los topes máximo y mínimo. La base de IRPF, en cambio, se determina conforme al Reglamento del IRPF.
Paso 4. Aplica las deducciones y obtén el líquido
Aplica los tipos de cotización a cargo del trabajador sobre la base que corresponda, aplica el tipo de retención de IRPF sobre la base sujeta a retención y resta ambos importes del total devengado. Esa diferencia es el líquido a percibir.
¿Cómo se calculan los devengos en una nómina?
Los devengos son el total que el trabajador percibe antes de descuentos. El artículo 26 del Estatuto de los Trabajadores los divide en dos grandes categorías:
- Percepciones salariales. Retribuyen el trabajo. Incluyen el salario base (el fijado en convenio para la categoría, que nunca puede quedar por debajo del salario mínimo interprofesional), los complementos salariales (antigüedad, puesto de trabajo, productividad, nocturnidad), las horas extraordinarias, las gratificaciones extraordinarias y el salario en especie.
- Percepciones no salariales. No retribuyen el trabajo: compensan gastos o sustituyen al salario. Aquí entran las dietas y gastos de locomoción, el plus de transporte, los suplidos, las indemnizaciones y las prestaciones abonadas en pago delegado.
La diferencia entre salario bruto y salario neto es sencilla: el bruto es la suma de todos los devengos antes de descuentos y el neto —el líquido a percibir— es lo que queda tras aplicarlos.
El prorrateo de las pagas extraordinarias
El prorrateo consiste en repartir las gratificaciones extraordinarias en doce mensualidades. El artículo 31 del Estatuto de los Trabajadores reconoce el derecho a dos gratificaciones al año, una en Navidad y otra en el mes que fije el convenio, y permite prorratearlas en doce mensualidades cuando así se acuerda en convenio colectivo. Es decir, el prorrateo no es una decisión libre de la empresa: tiene que estar pactado.
¿Cómo se aplican las deducciones de IRPF y Seguridad Social?
Las deducciones son las cantidades que se restan del total devengado y son de dos tipos: la aportación del trabajador a la Seguridad Social y la retención a cuenta del IRPF.
La aportación del trabajador a la Seguridad Social
Se calcula aplicando un porcentaje sobre la base de cotización que corresponda. Para los tipos a cargo del trabajador en el Régimen General son los que fija la Orden PJC/297/2026.
El MEI (Mecanismo de Equidad Intergeneracional) es un concepto relativamente reciente que algunas plantillas antiguas de nómina todavía no recogen. Además, las bases están sujetas a topes. Las tablas completas por grupo de cotización están publicadas en la página oficial de bases y tipos de cotización de la Seguridad Social.
La retención de IRPF
No existe un porcentaje fijo. El tipo se calcula siguiendo el procedimiento de los artículos 82 a 87 del Reglamento del IRPF, a partir de la retribución anual previsible y del mínimo personal y familiar que el trabajador declara en el modelo 145 de la Agencia Tributaria. El número de hijos, la discapacidad, una pensión compensatoria o la situación familiar modifican el resultado.
Recuerda que la base de cotización y la base sujeta a retención de IRPF no siempre coinciden. Un ejemplo típico: un plus de transporte que no supera el 20 % del IPREM mensual queda excluido de la base de cotización, pero computa íntegramente en la base sujeta a retención. Por eso, al gestionar los seguros sociales, conviene revisar que cada base aplica su propia normativa y evitar descuadres en los modelos de liquidación.
¿Qué errores frecuentes conviene evitar al hacer una nómina?
Los fallos más habituales al elaborar una nómina son estos:
- Confundir la base de cotización con la base de IRPF. Lleva a cotizar de menos o de más y a descuadres en los modelos de liquidación.
- No prorratear las pagas extra en la base de cotización. Aunque se abonen aparte, su parte proporcional debe integrarse cada mes.
- Arrastrar un grupo de cotización desactualizado. Tras un ascenso o un cambio de categoría hay que revisarlo: altera el cálculo entero.
- No actualizar la retención de IRPF. Cuando el trabajador comunica un cambio (matrimonio, nacimiento de un hijo, discapacidad) hay que recalcular el tipo.
- Clasificar mal un concepto extrasalarial. El caso típico es el plus de transporte tratado como complemento salarial.
- Olvidar el MEI o la cotización adicional de solidaridad. Son conceptos recientes que no aparecen en plantillas antiguas.
Estos errores provocan diferencias entre lo que cobra el trabajador y lo que declara la empresa, con riesgo de sanción si la Inspección de Trabajo y Seguridad Social detecta irregularidades. Una verificación previa del prorrateo, del grupo de cotización y de las dos bases ahorra muchos dolores de cabeza después.
Cómo simplificar la elaboración de nóminas con software
Elaborar nóminas manualmente consume tiempo y multiplica el riesgo de errores. Un software de nóminas como miNómina automatiza el cálculo de devengos, deducciones y bases de cotización, y mantiene la normativa laboral actualizada para asesorías y empresas. Esto libera tiempo para tareas de mayor valor y reduce la exposición a sanciones.
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Conclusión: claves para hacer una nómina correctamente
Hacer una nómina correctamente exige dominar tres piezas: los devengos, las deducciones y, sobre todo, las bases de cotización. Conocer la diferencia entre salario bruto y neto, aplicar el grupo de cotización adecuado y separar bien la base de cotización de la base de IRPF son pasos imprescindibles para evitar errores y sanciones.
Repasa siempre los devengos, confirma las deducciones y verifica el líquido a percibir antes de cerrar el mes. Con un método claro y las fuentes normativas a mano, la elaboración de nóminas deja de ser un trámite temido y se convierte en un proceso controlado.
Y si llevas la gestión laboral de varias empresas, ten en cuenta que la nómina es solo una pieza del ciclo mensual —los seguros sociales, los modelos de retenciones y el registro de jornada van detrás—: todo ese calendario lo tienes ordenado en esta guía laboral y de nóminas.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre salario base y salario bruto?
El salario base es la cantidad fijada en convenio para un puesto de trabajo. El salario bruto incluye el salario base más los complementos, las pagas extra y el resto de devengos, antes de aplicar descuentos.
¿Cuánto se descuenta de IRPF en una nómina?
No hay un porcentaje fijo. La retención varía según el salario, la situación familiar y las circunstancias personales del trabajador, y se calcula conforme al Reglamento del IRPF a partir de los datos declarados en el modelo 145 de la AEAT.
¿Qué es el prorrateo de pagas extra en la nómina?
Es repartir las gratificaciones extraordinarias en doce mensualidades para cobrarlas mes a mes. Requiere que esté pactado en convenio colectivo. Aunque no se prorratee en la nómina, la parte proporcional sí se integra siempre en la base de cotización mensual.
¿Qué pasa si me equivoco al hacer una nómina?
Un error en la nómina provoca diferencias entre lo que cobra el trabajador y lo que declara la empresa. Hay que corregirlo mediante un recibo complementario y regularizar la situación ante la Seguridad Social y la Agencia Tributaria. Si la Inspección de Trabajo detecta la irregularidad antes, puede derivar en sanción.
¿Cuánto tiempo hay que conservar las nóminas?
La empresa debe conservar los recibos de salarios y la documentación de cotización durante cuatro años, que es el plazo de prescripción en materia laboral y de Seguridad Social. Conviene guardar también el modelo 145 firmado por cada trabajador.
¿Es obligatorio usar un software para hacer nóminas?
No es obligatorio, pero sí muy recomendable. El software de nóminas automatiza cálculos, incorpora los cambios normativos anuales (bases, tipos, MEI, SMI) y reduce el riesgo de errores y sanciones, ahorrando tiempo a asesorías y empresas.
