Casi todas las asesorías cambian de programa una vez que ya van tarde. El software actual se queda corto en campaña de renta, una actualización fiscal llega a destiempo o el coste por cliente se dispara sin que nadie lo haya notado. Elegir bien desde el principio es una de las decisiones más rentables de un despacho, aunque casi nunca se trate con la calma que merece.
Aquí van los criterios que de verdad marcan la diferencia, con ejemplos y sin lista de funciones copiada del folleto.
Empieza por tu cartera, no por el programa
Antes de mirar ninguna demo, apunta cuántos clientes llevas hoy, cuántos esperas tener dentro de dos años y de qué tipo son. Un despacho con 15 autónomos y poco más no necesita lo mismo que otro con 60 sociedades, algunas con contabilidad analítica o cuentas anuales que depositar.
Esto importa porque muchos precios engañan. Una tarifa por cliente parece barata con cinco empresas y se vuelve un problema con cincuenta. Al revés, una cuota fija se nota mucho con tres clientes y casi desaparece con cuarenta. Haz la cuenta dividiendo la cuota mensual entre tus clientes reales y repítela con la cartera que quieres tener. Con ese número delante, la mitad de los candidatos se descartan solos.
Mira el coste total, no solo la cuota
La mensualidad es la parte visible. Hay otras que se pagan igual:
- El alta y la migración de datos, que a veces se cobran aparte.
- Los módulos que parecen incluidos y no lo están, como el Impuesto de Sociedades o el envío del SII.
- Los usuarios extra cuando el equipo crece.
- Las horas que tu gente pierde si el soporte tarda dos días en contestar.
Pregunta explícitamente qué entra en la cuota y qué no. Y comprueba si hay permanencia. Un programa en el que puedes probar y marcharte sin penalización te da margen para equivocarte, y eso vale dinero.
La migración decide si el cambio sale bien
Cambiar de programa da miedo, y con razón. Nadie quiere pasarse un fin de semana reescribiendo asientos. Por eso conviene saber, antes de firmar, desde qué programas pueden importar tus datos y quién se encarga de hacerlo. No es lo mismo recibir un manual de instrucciones que contar con alguien al teléfono que te acompañe.
Si vienes de A3, Sage, Contasol, Cegid o Contasimple, comprueba que el proveedor ya ha hecho ese camino otras veces. Es una pregunta concreta y la respuesta suele ser muy reveladora.
Fiscalidad y cumplimiento: lo que no puede fallar
Un software de gestión para asesorías tiene que ir al ritmo de la normativa. Revisa al menos esto:
- Presentación de modelos periódicos y anuales, incluidos los de Canarias si trabajas con IGIC.
- Impuesto de Sociedades (modelos 200 y 202).
- Cuentas anuales y depósito en el Registro Mercantil.
- Conciliación bancaria, por ejemplo con Norma 43, para no teclear extractos a mano.
- Importación desde Excel, porque muchos clientes siguen mandando así sus apuntes.
Y ojo con la facturación. Con Verifactu en el horizonte, conviene tener claro si el programa contable lo cubre por sí solo o si hay que apoyarse en otra herramienta. Saberlo hoy evita sorpresas en el momento menos oportuno.
Nube o local: la pregunta ya no es una u otra
Hace unos años había que elegir bando. Hoy lo razonable es pedir las dos opciones con las mismas funciones. Hay despachos que prefieren tener los datos en su servidor, y otros que quieren trabajar desde casa o desde el cliente sin montar una VPN. Si el proveedor te obliga a escoger y lo que escojas tiene menos prestaciones, apúntalo como una señal de alerta.
Un ejemplo para aterrizar: miConta
Para ver cómo encajan estos criterios, miConta, de Monitor Informática, es un buen caso de estudio. Está pensado para gestionar varias contabilidades desde una sola licencia, y su modelo es de tarifa plana: ronda los 58 € al mes más IVA, sin permanencia y sin límite de empresas ni de usuarios. Eso significa que el coste por cliente baja a medida que crece la cartera.
Incluye Impuesto de Sociedades, cuentas anuales, contabilidad analítica, SII, conciliación bancaria y migración asistida desde los programas habituales. Funciona en local y en la nube. Como contrapartida, no tiene prueba gratuita (hay que pedir demo) y con muy pocos clientes la cuota fija pesa más. Si llevas tres autónomos, probablemente no sea tu herramienta. Si llevas treinta empresas, la cosa cambia bastante.
Si quieres ver el análisis completo, con precios y alternativas lado a lado, puedes consultar la ficha de miConta y compararlo con otras opciones antes de decidir.
No te olvides de las nóminas
La contabilidad es la mitad del trabajo. La otra mitad suele ser laboral, y ahí muchos despachos acaban con un segundo programa que no se habla con el primero. Por eso conviene valorar el ecosistema completo y no solo una pieza suelta.
En el mismo catálogo de Monitor Informática encontrarás miNómina, la solución pensada para la gestión de nóminas. Que contabilidad y nóminas salgan del mismo fabricante simplifica la formación del equipo, el soporte y, con frecuencia, la factura.
Cómo hacer la prueba antes de decidir
Pide una demo y no la veas como espectador. Lleva un caso real: una sociedad con operaciones raras, un cliente con IGIC, un cierre de ejercicio. Pide que te lo resuelvan delante de ti. Después, llama al soporte con una duda trivial y mide cuánto tardan. Las dos pruebas te cuentan más que veinte páginas de características.
Por último, pregunta a otros despachos de tu tamaño. Una conversación de diez minutos con alguien que lleva dos años usando el programa vale más que cualquier reseña.
En resumen
El mejor software es el que encaja con tu cartera, tu equipo y tu forma de trabajar, no el que más funciones enumera. Calcula el coste por cliente, exige migración acompañada, comprueba que cubre tus obligaciones fiscales y prueba con un caso real. Si te queda alguna duda sobre qué opción te conviene, compara programas para asesorías en Cronomía y decide con los números delante.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto debería costar el software de una asesoría?
Depende de la cartera. Lo útil es calcular el coste por cliente, no la cuota total. Una tarifa plana suele salir a cuenta cuando tienes muchos clientes, y una tarifa por cliente cuando tienes pocos.
¿Es mejor un programa en la nube o instalado?
Ninguno es mejor por definición. Lo importante es que tengas la opción de elegir y que las funciones sean las mismas en ambos casos.
¿Cuánto tarda una migración?
Varía según el volumen y el programa de origen. Con migración asistida, lo normal es que el equipo pueda seguir trabajando mientras se hace, pero pregunta siempre por plazos concretos.
