Sacar las facturas del mes de tus clientes es una de las tareas más repetitivas de una asesoría. Entrar en la base de datos de cada empresa, emitir, salir, volver a entrar en la siguiente y pasar después todo a contabilidad consume horas que no tienes, y se concentra justo en los meses en los que más trabajo hay.
Además, en 2028 cambian las reglas: Verifactu y la factura electrónica obligatoria exigen que lo que facturas por cuenta de tus clientes se emita con un programa adaptado.
Esta guía explica qué implica facturar en nombre de terceros, qué debe cumplir tu programa y cómo se hace en la práctica desde un único programa multiempresa como miDespacho.
En resumen
- Facturar en nombre de tus clientes exige numeración independiente por cliente, autorización por escrito y, desde 2028, un programa adaptado a Verifactu.
- Con un programa multiempresa cambias de cliente desde un desplegable, sin cerrar sesión, y emites facturas, remesas SEPA y contabilidad desde el mismo sitio.
- La facturación recurrente se genera en lote: revisas la lista, confirmas y el programa envía las facturas por correo.
- Se reduce el tiempo de facturación y el riesgo de errores.
- miDespacho cuesta desde 15 € al mes según el número de empresas facturadas, sin permanencia.
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Qué implica facturar en nombre de tus clientes
Cuando una asesoría emite las facturas de un cliente, el obligado a expedirlas sigue siendo el cliente: la asesoría actúa por su cuenta. La normativa permite que un tercero expida las facturas, y en la práctica conviene dejar la autorización por escrito.
El art. 5 del RD 1619/2012 no exige la autorización por escrito para un tercero. Permite que la expedición se encomiende a terceros y deja al obligado como responsable de todo.
Esto tiene dos consecuencias para el programa que uses:
- Series y numeración independientes por cliente. Cada empresa mantiene su propia correlación numérica, con series separadas para facturas ordinarias, simplificadas y rectificativas.
- Protección de datos. Tratas datos de tus clientes y de los clientes de estos, como encargada del tratamiento. El programa debe permitir perfiles de usuario diferenciados y dejar registro de actividad.
Verifactu y factura electrónica: qué cambia para tu asesoría
Tus clientes tendrán que emitir con un programa adaptado a Verifactu: las sociedades a partir del 1 de enero de 2027 y los autónomos a partir del 1 de julio de 2027, según el Real Decreto-ley 15/2025. La factura electrónica entre empresas llega después.
Si eres tú quien emite sus facturas, el programa que utilizas tiene que cumplir esos requisitos para cada uno de ellos.
Antes de elegir, comprueba tres cosas:
- Que el fabricante declare la adaptación del programa a Verifactu.
- Que cada cliente conserve su propia numeración y sus propios registros.
- Que el programa pueda generar factura electrónica cuando sea obligatoria.
Tienes más detalle en la guía de Verifactu y en facturación electrónica para asesorías.
Las cuatro tareas de la facturación delegada
Facturar a toda la cartera sigue siempre el mismo flujo:
- Acceso al cliente. Entrar en la base de datos de cada empresa, facturar y salir antes de pasar a la siguiente. Los tiempos muertos del cambio se suman.
- Lotes por tipo de factura. Ordinarias y simplificadas por separado para mantener la correlación numérica. Las rectificativas, con su trazabilidad (cómo hacer una factura rectificativa).
- Generación y envío. Crear el PDF o la factura electrónica y enviarla al cliente final.
- Contabilización. La tarea no está terminada hasta que todas las facturas emitidas quedan en la contabilidad de cada empresa.
Y la carga no es uniforme: se dispara cada mes (facturación ordinaria y remesas SEPA), cada trimestre (IVA e IRPF) y en el cierre anual del ejercicio.
Antes y después: de un programa por cliente a un programa multiempresa
|
Tarea |
Excel/Word o un programa por cliente |
Programa multiempresa (miDespacho) |
|---|---|---|
| Acceso al cliente | Iniciar y cerrar sesión por cada cliente | Desplegable único, sin cambiar de pantalla |
| Facturas ordinarias y simplificadas | Series numéricas controladas a mano | Generación en lote de toda la cartera |
| Cuotas mensuales | Duplicar la factura cada mes y cambiar las fechas | Facturas periódicas generadas automáticamente |
| Rectificativas | Localizar la original, calcular el abono y crear una factura nueva con su numeración y referencia | Seleccionas la factura original y eliges generar rectificativa |
| Envío y cobros | PDF por cliente, un fichero bancario por cliente y un correo por cliente | Envío masivo por correo en un clic y remesa SEPA unificada |
| Contabilidad | Exportar ficheros y pasar los asientos cliente a cliente | Facturas y cobros pasan a contabilidad en tiempo real sin volver a teclear. |
Qué debe tener un programa de facturación para asesorías
- Multiempresa y multiusuario, sin tope técnico de empresas ni de usuarios.
- Series y numeración independientes por cliente.
- Adaptación a Verifactu y a la factura electrónica.
- Perfiles de usuario con permisos y registro de actividad.
- Facturación recurrente y masiva, presupuestos y rectificativas con trazabilidad.
- Remesas SEPA y control de cobros: emitidas, cobradas, pendientes y vencidas.
- Integración con tu contabilidad.
- Soporte que conozca tu trabajo y migración acompañada.
Paso a paso: cómo se factura por tus clientes con miDespacho
Este es el flujo real dentro del programa. [CAPTURA: una imagen paso por paso
Paso 1: entra y carga tu cartera
Te identificas una vez. El programa se sincroniza con contabilidad y carga todos los clientes de la asesoría. [CONFIRMAR producto: ¿requiere miConta o miEos? Si es así, decirlo]
Paso 2: cambia de cliente sin salir
Desde el desplegable de la pantalla principal eliges la empresa a la que vas a facturar. No hay que cerrar sesión ni volver a identificarse.
Paso 3: configura una vez la plantilla de cada cliente
- La primera vez: eliges el tipo de factura (ordinaria o simplificada) e introduces el concepto y el importe fijo. El programa asigna automáticamente la serie de ese cliente.
- Cada mes: entras en Facturas Periódicas Masivas, indicas la fecha, revisas la lista y generas el lote de toda la cartera. Esta es la rutina real.
- Cambios puntuales: editas el dato directamente en la pantalla de lotes, sin romper el automatismo.
Paso 4: revisa, confirma y cobra
En la pantalla de revisión ves el lote por cliente. Al confirmar, el programa genera las facturas en PDF y las envía por correo a cada cliente final. Si tu cliente cobra por domiciliación, la misma pantalla genera el fichero de remesa SEPA (XML), que guardas en tu ordenador para subirlo a la banca online. Las facturas pasan a la contabilidad de cada cliente.
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Cuánto cuesta y cuánto tarda el cambio
La objeción más habitual no es el precio, es el esfuerzo de cambiar de programa. Por eso conviene tenerlo claro desde el principio:
- Precio: desde 15 € al mes para 2 CIF, según el número de empresas facturadas. No hay tope de empresas ni de usuarios, pero la tarifa crece con el número de CIF.
- Incluido en la cuota: actualizaciones, mantenimiento, soporte telefónico y formación.
- Sin permanencia.
- Nube o local, con copias de seguridad periódicas.
- Soporte atendido por graduados sociales, economistas y técnicos.
Preguntas frecuentes
¿Es legal facturar en nombre de mis clientes?
Sí. La normativa permite que un tercero expida las facturas por cuenta del obligado, siempre que exista autorización y se mantengan series de numeración independientes por cliente. El cliente sigue siendo el responsable de la factura.
¿Cómo afecta Verifactu a las facturas que emito por mis clientes?
Tus clientes tendrán que emitir con un programa adaptado a Verifactu desde el 1 de enero de 2027 (sociedades) o el 1 de julio de 2027 (autónomos). Si emites tú por ellos, tu programa debe estar adaptado. Monitor Informática declara adaptado miDespacho a Verifactu.
¿En qué me fijo para elegir el programa de facturación de mi asesoría?
En cinco cosas, por este orden: el coste total al año según tu número de CIF, qué pasa con los datos que ya tienes, quién atiende el teléfono cuando algo falla, la adaptación a la normativa y que sirva para facturar a toda tu cartera sin pagar más por cada empresa. La lista completa está en el apartado “Qué debe tener un programa de facturación para asesorías”.
¿Cómo se protegen los datos si hay varios usuarios?
Que haya usuarios ilimitados no significa que todos accedan a todo. El responsable del despacho configura perfiles diferenciados y el programa deja un registro de actividad que facilita acreditar quién ha hecho qué ante una inspección de la Agencia Española de Protección de Datos.
¿Puedo controlar qué facturas están emitidas, cobradas o pendientes?
Sí. El programa incluye un módulo de cobros para seguir cada factura y saber en cada momento si está emitida, cobrada o pendiente.
¿Puedo personalizar el diseño de las facturas de cada cliente?
Sí. Hay plantillas para configurar el logotipo y la presentación, de modo que cada factura refleje la imagen de tu cliente. En el contenido se personalizan los datos fiscales y las series numéricas.
¿Puedo emitir facturas ordinarias y remesas SEPA según lo que necesite cada cliente?
Sí. Desde la misma pantalla emites facturas ordinarias, simplificadas y rectificativas y generas remesas SEPA para los clientes que cobren por domiciliación. Cada cliente usa lo que necesita.
¿Cuánto cuesta y qué pasa con mis datos al cambiar de programa?
miDespacho cuesta desde 15 € al mes para 2 CIF distintos, según el número de empresas facturadas la cuota aumenta un poco y no hay permanencia.
Empieza probándolo con tu cartera
Facturar por cuenta de tus clientes no tiene por qué comerse la mañana del día 1. Con un programa multiempresa adaptado a Verifactu, la facturación de toda tu cartera se reduce a revisar una lista y confirmar. Conoce miDespacho o solicita una demo con tus propios clientes.
