Desde la entrada en vigor del Reglamento VeriFactu, las empresas y autónomos deberán utilizar sistemas de facturación que cumplan esta normativa, con plazos máximos de adaptación en 2026. El objetivo es reducir el fraude y aumentar la trazabilidad de las operaciones. Pero la duda más común es si pasa algo por no adaptarse a esta medida.
Te contamos qué pasa si no cumples con Verifactu: sanciones, plazos y riesgos de usar software no certificado, y cómo evitar multas.
Qué es exactamente Verifactu
VeriFactu es el reglamento que fija los requisitos de los programas de facturación y permite, en su caso, el envío casi en tiempo real de los datos de facturación a la Agencia Tributaria. Cada factura debe incluir un código identificativo y un sello digital que garantice que no se ha manipulado después de su emisión. Tienes más información en este post de nuestro blog.
En la práctica, el cambio implica que cualquier programa de facturación debe estar homologado o adaptado para enviar los datos al sistema Verifactu sin intervención manual.
Qué pasa si no se cumple
No usar un software adaptado o manipular los registros de facturación se considera un incumplimiento serio y puede tener consecuencias sancionadoras. La Agencia Tributaria considera una infracción grave no remitir la información o hacerlo de forma incorrecta. Las sanciones pueden ir desde multas económicas hasta la pérdida de determinadas deducciones o beneficios fiscales.
Según AyE, Hacienda ya ha advertido que controlará que se use Verifactu, lo que refuerza la importancia de usar software certificado. Si la Agencia Tributaria detecta manipulación de datos o incumplimientos graves en la facturación, puede imponer sanciones económicas importantes, calculadas en muchos casos como un porcentaje sobre el importe de las operaciones, además de las multas fijas previstas en la Ley General Tributaria.
Plazos de implantación
El calendario de Verifactu se ha diseñado para permitir una transición gradual, pero los plazos son claros. Según el BOE, las empresas que tributan por el Impuesto sobre Sociedades disponen hasta el 1 de enero de 2026 para cumplir con las obligaciones técnicas de Verifactu y su normativa de desarrollo, en lugar del 1 de julio de 2025, que era la fecha prevista inicialmente. El resto de obligados tributarios, que no operan de forma habitual con sistemas informáticos o no están sometidos a las mismas exigencias, tendrán como fecha límite el 1 de julio de 2026, lo que les da más margen para adaptarse.
En la práctica, eso significa que, a partir de 2026, la mayoría de empresas y autónomos deberán emitir sus facturas con un sistema de facturación adaptado a VeriFactu, con algunas excepciones previstas en la norma (por ejemplo, ciertos casos en SII). No hacerlo puede suponer que, en una comprobación, Hacienda cuestione la validez de los libros registro y practique regularizaciones y sanciones, lo que puede afectar de facto a deducciones y gastos.
Qué debes hacer si aún no te has adaptado
- Verifica si tu software actual está homologado. Si no lo está, no podrás cumplir con Verifactu. Opta por un software que cumpla con la normativa.
- Planifica la migración. No esperes al último trimestre; los cambios requieren ajustes técnicos y formativos.
- Forma al equipo. Aunque el sistema sea automático, conviene que los responsables de facturación conozcan cómo funciona.
- Revisa la compatibilidad contable. La integración entre facturación y contabilidad evita duplicidades y errores.
Sanciones por manipular o retrasar facturas
El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria establece dos sanciones principales relacionadas con Verifactu.
- La primera afecta a quienes fabrican o comercializan software que no cumple la normativa del artículo 29.2.j). La multa es de 000 euros por cada ejercicio y por cada tipo de sistema vendido, más 1.000 euros por cada programa no certificado cuando están obligados a certificarlo.
- La segunda sanción recae sobre las empresas que utilizan sistemas informáticos no conformes o modificados tras su certificación. En este caso, la multa es de 000 euros por ejercicio para las empresas o autónomos que utilicen sistemas informáticos no conformes o alterados tras su certificación.
Conclusión
La clave está en anticiparse: revisar el software, preparar al equipo y trabajar con soluciones que integren facturación, nóminas y contabilidad, como las que ofrece Monitor Informática. Puedes probar cómo funciona en una demo personalizada y asegurarte de que cumples con los requisitos de Verifactu sin complicaciones.
