Retroactivo es lo que tiene efectos sobre el pasado: la RAE lo define como lo que “obra o tiene fuerza sobre lo pasado”. Por eso, cobrar con carácter retroactivo significa cobrar hoy una cantidad que corresponde a meses anteriores, porque una subida de sueldo se aplica desde una fecha anterior a la de su aprobación.
En la nómina, esa diferencia se conoce como atrasos, y también se habla de paga retroactiva o retroactivo salarial: es lo que el trabajador debería haber cobrado con el nuevo salario menos lo que cobró de verdad.
¿Qué es un pago retroactivo?
Un pago retroactivo es una compensación económica que se abona a un empleado o beneficiario en relación con un periodo anterior al actual. Esta situación puede surgir en diversas circunstancias laborales y administrativas, como:
- Subidas de convenio con efectos retroactivos: el convenio colectivo o su revisión salarial se publica con efectos desde una fecha anterior, por ejemplo desde el 1 de enero, y los trabajadores cobran las diferencias de los meses ya pagados.
- Subidas del salario mínimo: cuando el real decreto del SMI se aprueba ya empezado el año con efectos desde el 1 de enero, generan atrasos los trabajadores cuyo salario anual queda por debajo del nuevo mínimo.
- Errores de nómina: A veces, los empleados no reciben el salario correcto debido a errores administrativos. Una vez identificados, estos errores se corrigen mediante pagos retroactivos para cubrir la diferencia adeudada. Si quieres evitar que se repitan, repasa los fallos más comunes en la gestión de nóminas.
- Prestaciones públicas: también se habla de pago retroactivo cuando una prestación se reconoce con efectos desde una fecha anterior, aunque cada prestación tiene sus propios límites de retroactividad.
- Sentencias y conciliaciones: cuando un juzgado o un acta de conciliación reconoce diferencias salariales. Si un despido se declara improcedente y la empresa opta por readmitir al trabajador, este cobra además los salarios de tramitación.
¿Es obligatorio pagar los atrasos?
Sí. Pagar los atrasos es obligatorio cuando los establece el convenio aplicable o una norma: los convenios obligan a todas las empresas y trabajadores de su ámbito, también desde la fecha de efectos que hayan acordado las partes, aunque sea anterior a su publicación. Retrasarse tiene consecuencias concretas:
- Un interés por mora del 10 % sobre el salario adeudado, que fija el artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores.
- Recargos de la Seguridad Social del 10 % al 35 % si la cotización de los atrasos se ingresa fuera de plazo.
- Reclamaciones del trabajador, que tiene un año para reclamar las cantidades debidas.
Cómo se paga un retroactivo en la nómina, paso a paso
La implementación de un pago retroactivo puede variar dependiendo de la organización y del motivo del pago. Sin embargo, generalmente sigue estos pasos:
- Identificación del error o cambio: Primero, se debe identificar la razón por la cual se necesita realizar el pago retroactivo. Como hemos comentado antes puede deberse a varias causas. y la fecha desde la que tiene efectos.
- Cálculo de la cantidad adeudada: Una vez identificado el motivo, se procede a calcular la cantidad exacta que se debe pagar retroactivamente. Se calcula mes a mes, aplicando las nuevas tablas a todos los conceptos a los que el convenio extienda la subida, como las pagas extra. Para contrastar contra el cálculo que debería haber salido cada mes, puedes apoyarte en esta guía laboral y de nóminas.
- Comunicación al beneficiario: Es importante comunicar al empleado o beneficiario sobre el pago retroactivo, explicando el motivo y el cálculo del mismo. La transparencia en este proceso es crucial para mantener la confianza del empleado.
- Emisión del pago: Finalmente, se procede a emitir el pago correspondiente, ya sea mediante una transferencia bancaria o cualquier otro método de pago utilizado por la organización. Los atrasos deben figurar en el recibo de salarios con claridad y separados del resto de percepciones. Si necesitas repasar la estructura del recibo, la tienes en cómo hacer una nómina paso a paso.
- Cotización y retención: se ingresan las cuotas de los atrasos en plazo y se aplica la retención de IRPF que corresponda, como verás en las dos secciones siguientes.
¿Cómo cotizan los atrasos a la Seguridad Social?
Los atrasos cotizan como cualquier otro salario. La parte que corresponde a meses anteriores se ingresa mediante una liquidación complementaria L03 (incrementos de salario con carácter retroactivo), con las bases, topes y tipos vigentes en cada uno de esos meses y con el detalle de cada mes por separado. La parte que corresponde al mes en curso va en la liquidación ordinaria. Una L03 no puede abarcar más de un año natural.
En los atrasos de convenio, el plazo de ingreso sin recargo termina el último día del mes siguiente a aquel en que deban abonarse según el convenio; si el convenio no lo dice, el último día del mes siguiente al de su publicación en el boletín oficial. Fuera de plazo se aplican recargos y no se calculan las bonificaciones. La Seguridad Social lo detalla, con ejemplos, en su manual de liquidaciones complementarias.
¿Cómo tributan los atrasos en el IRPF?
Los atrasos se imputan al año en que debieron cobrarse, no al año en que se cobran. Si se cobran en un año posterior por causas ajenas al trabajador, este regulariza la declaración de aquel año con una autoliquidación rectificativa, sin sanción, intereses ni recargos, en el plazo que va desde que cobra los atrasos hasta el final de la siguiente campaña de la Renta. La Agencia Tributaria lo explica en su manual práctico de Renta.
Para la empresa, lo que cambia es la retención:
- A los atrasos que corresponden a ejercicios anteriores se les aplica un tipo fijo del 15 %, que no se mezcla con el tipo de las retribuciones del año.
- Los atrasos del propio año son un aumento de las retribuciones y obligan a regularizar el tipo de retención.
Las retenciones se ingresan con las del resto de la plantilla en el modelo 111 y se resumen en el 190.
Un caso que conviene conocer: en la consulta vinculante V1100-23, con un convenio firmado en 2023 con efectos desde el 1 de enero de 2022, Hacienda consideró que los atrasos no eran exigibles hasta 2023 y debían imputarse a ese año. Por eso conviene revisar en cada caso cuándo se firmó el convenio.
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Preguntas frecuentes sobre los pagos retroactivos
¿Qué significa cobrar con carácter retroactivo?
Significa cobrar ahora una cantidad que corresponde a meses pasados, porque una subida de convenio, del SMI o reconocida por sentencia se aplica desde una fecha anterior.
¿Cuándo se paga el retroactivo?
Cuando lo establezca el propio convenio o su acuerdo de revisión salarial; algunos lo fijan, por ejemplo, en la nómina del mes siguiente a su publicación. Para la cotización, si el convenio no fija fecha, el plazo sin recargo termina el último día del mes siguiente al de su publicación.
¿Cuánto se cobra de retroactivo?
La suma de las diferencias de cada mes afectado: salario que correspondía con las nuevas tablas menos lo que se pagó, en todos los conceptos afectados. Por ejemplo, si una subida de 100 € al mes tiene efectos desde enero y se abona en la nómina de junio, se cobran 500 € de atrasos de enero a mayo, más la parte de las pagas extra si el convenio les extiende la subida. Esos cinco meses se cotizan en una liquidación complementaria y junio va ya en la nómina ordinaria.
¿Qué es un retroactivo en la nómina?
Es la diferencia entre lo que se pagó en cada mes del periodo afectado y lo que habría correspondido con el nuevo salario. En las nóminas se le llama atrasos, y la empresa los paga como un concepto salarial más, con su cotización y su retención.
¿Los atrasos cotizan a la Seguridad Social?
Sí. La base de cotización es la remuneración total, cualquiera que sea su forma o denominación. Los meses anteriores se liquidan en una liquidación complementaria con las bases y tipos de cada mes.
¿En qué año tributan los atrasos en el IRPF?
En el año en que eran exigibles, no en el que se cobran. El trabajador regulariza ese año con una declaración rectificativa sin sanción ni recargos, y la empresa retiene un 15 % sobre los atrasos de años anteriores.
¿Tengo derecho a los atrasos si ya no trabajo en la empresa?
Por regla general, sí, si trabajabas en la empresa durante el periodo al que se aplica la subida. El Tribunal Supremo estableció que, cuando un convenio fija una fecha de efectos retroactiva, se aplica a todos los que trabajaban en la empresa en esa fecha, aunque su contrato se hubiera extinguido antes de publicarse el convenio (sentencia de 22 de julio de 1997). Conviene revisar lo que diga el propio convenio. Si te interesa cómo se liquida ese último pago, tienes cómo calcular el finiquito de un empleado.
¿Cuánto tiempo hay para reclamar los atrasos?
Un año, según el artículo 59 del Estatuto de los Trabajadores, contado desde el día en que la cantidad pudo reclamarse y no desde que termina el contrato. En los atrasos de un convenio publicado con efectos retroactivos, un Tribunal Superior de Justicia (Canarias, 2018) fijó el inicio de ese año en el día siguiente a su publicación en el boletín oficial. Si la empresa se retrasa, se puede reclamar además el 10 % de interés por mora.
Fuentes:
- BOE: Real Decreto Legislativo 2/2015, texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, artículos 29 y 59. https://www.boe.es/eli/es/rdlg/2015/10/23/2/con
